On change de logiciel de gestion locative ou de syndic quand l'outil coûte plus de temps et d'argent qu'il n'en fait gagner : une facture annuelle que personne ne sait refaire, des modules payés en plus, des ressaisies entre deux outils, une fin de mois passée dans un tableur. Un bon logiciel, aujourd'hui, a un prix lisible qui comprend l'essentiel, une seule fiche par personne pour tous les métiers, et des gestes du mois automatisés qui ne partent jamais sans vous. Pour basculer, il existe deux chemins : récupérer et vérifier vous-même chaque export, ou vous faire accompagner par quelqu'un qui reprend vos données et prouve, chiffre par chiffre, que rien ne manque.
L’essentiel
- Une agence change de logiciel quand l’outil coûte plus de temps et d’argent qu’il n’en fait gagner : facture opaque, modules en plus, ressaisies, fin de mois dans un tableur.
- Un bon logiciel a un prix que vous savez refaire, l’essentiel compris sans module, une seule fiche par personne et des contrôles intégrés.
- Fixez une date de bascule : en début de mois en gestion locative, idéalement en début d’exercice en syndic.
- Deux chemins pour basculer : tout récupérer et vérifier vous-même, ou vous faire accompagner par un expert de la reprise.
- Ne résiliez pas l’ancien logiciel avant d’avoir sorti vos archives comptables, conservées dix ans.
Ce guide est écrit pour l'agence qui gère des lots en gérance, des copropriétés en syndic, ou les deux. Une checklist imprimable l'accompagne : la liste des exports et un cahier de recette à cocher.
01Pourquoi les agences changent de logiciel
Une agence change rarement de logiciel à cause d'une grosse panne : de petites choses s'accumulent, jusqu'au jour où quelqu'un fait le compte. Début octobre 2026, nous avons appelé une dizaine d'agences : la plupart se disaient plutôt satisfaites de leur outil, et chez celles qui hésitaient à en changer, la crainte qui revenait n'était pas le prix, c'était la reprise des données. C'est pour cela que ce guide lui consacre sa plus grande partie.
La facture annuelle que personne ne sait refaire
Abonnement, maintenance, hébergement, indexation, utilisateurs en plus : le total a monté, le service n'a pas changé, et personne ne sait refaire le calcul.
Ce qu'il faut faire : reprenez vos trois dernières factures, ligne par ligne, et écrivez à côté de chacune ce qu'elle paie. Une ligne que vous ne savez pas expliquer est une question à poser par écrit.
Les modules et les frais en plus
L'espace en ligne des propriétaires est un module, la signature à distance un autre, le syndic un second logiciel. S'y ajoutent les frais de mise en place, de formation, de reprise et, au départ, d'export. Le prix réel est la somme des options.
La fin de mois qui déborde, et les ressaisies
Chaque virement du relevé se cherche à la main, et le contrôle des fonds mandants se fait dans un tableur. Le bailleur aussi copropriétaire existe deux fois, dans deux outils. Chaque ressaisie est une erreur en attente.
Les bugs qui reviennent, les automatisations qui manquent
La même anomalie chaque trimestre, que l'équipe finit par contourner. Les relances écrites une par une, la révision calculée à côté, alors que le logiciel a déjà le bail, l'indice et le solde.
02À quoi ressemble un bon logiciel aujourd'hui
Voici ce qu'une agence peut exiger en 2026. Chaque ligne se vérifie en démonstration, à condition de poser la question.
| Ce qu'il faut exiger | La question à poser |
|---|---|
| Un prix que vous savez refaire vous-même, sur une base simple (le lot, la copropriété, le collaborateur), avec la liste écrite de ce qui est compris | « Qu'est-ce qui, demain, me sera facturé en plus de l'abonnement ? » |
| L'essentiel compris, sans module : l'espace en ligne de vos clients, les documents, les mises à jour, la reprise de vos données | « Cette fonction est-elle dans le prix, ou dans une option ? » |
| Une seule fiche par personne, par immeuble et par lot, partagée par la gérance, le syndic et la transaction | « Si mon bailleur est aussi copropriétaire, combien de fiches aura-t-il ? » |
| Les gestes du mois automatisés : appels de loyer du mois générés en une fois, relevé bancaire importé puis rapproché par montant, référence, nom et date, relances sur plusieurs niveaux, quittance produite quand l'appel est soldé, révision à la date prévue au bail | « Montrez-moi une fin de mois, du relevé bancaire aux reversements. » |
| Des contrôles intégrés, pas dans un tableur : fonds mandants avec un verdict daté, reversement supérieur au solde refusé, clé de répartition qui ne boucle pas refusée à la saisie | « Que se passe-t-il si je saisis une erreur ? » |
| Une IA qui prépare, et vous qui décidez : relance, réponse au locataire, tâche pour un collègue, chaque proposition attendant votre confirmation | « Que peut faire l'assistant sans moi ? » La bonne réponse est : rien d'irréversible. |
| Des corrections livrées en continu, sans version à installer, et un journal qui dit qui a modifié quoi, et quand | « Combien de temps a pris la correction du dernier bug signalé ? » |
| La sortie écrite dès l'entrée : formats d'export, délai, frais | « Si je pars dans deux ans, qu'est-ce que vous me rendez, et comment ? » |
Chez Hokto, ce qui ailleurs se négocie est le fonctionnement par défaut : un prix par métier, sans option ni module à activer, l'espace en ligne des clients et la reprise des données compris, et les trois métiers sur les mêmes fiches.
Les contrôles ne se voient pas en démonstration : demandez à saisir une erreur, et regardez si l'outil la refuse.
03Comment basculer : la date, puis deux chemins
Quel que soit le chemin, il faut une date de bascule et une recette.
La date de bascule est le jour où le nouveau logiciel devient la référence.
- En gestion locative, basculez en début de mois. Le mois précédent se termine dans l'ancien logiciel, les soldes sont arrêtés au dernier jour, et le premier geste dans le nouvel outil est l'appel du mois suivant.
- En syndic, basculez idéalement en début d'exercice, sinon après un appel de fonds et ses encaissements.
- Gelez l'ancien outil la veille, et n'encaissez jamais dans les deux.
La recette tient sur un tableau : une ligne par contrôle, trois colonnes, obtenu dans le nouvel outil, attendu d'après l'ancien, écart. Chaque écart non nul est expliqué, et la personne qui tient la comptabilité signe.
Chemin 1 : tout récupérer et tout vérifier vous-même
D'abord, obtenir les exports, famille par famille, en tableur plutôt qu'en PDF, en notant pour chacun la date d'arrêté, le nombre de lignes et le total : vos chiffres « attendus ». La checklist les liste tous ; ceux qui comptent le plus :
- Le référentiel et les contrats : immeubles, lots, personnes, mandats, baux avec l'indice de révision, mandats SEPA avec leur référence unique. Repérez les doublons avant la reprise.
- La comptabilité : balance, comptes des propriétaires et des locataires, dépôts de garantie, compte séparé ; en syndic, la même liste que pour reprendre une copropriété d'un autre syndic.
- Le registre des mandats, en entier, avec le dernier numéro attribué. Le décret du 20 juillet 1972 prévoit que « le registre peut être tenu sous forme électronique dans les conditions prescrites par les articles 1365 et suivants du code civil » (décret n° 72-678, art. 65, version en vigueur depuis le 20/10/2016, vérifié sur Légifrance le 20/10/2026). Changer d'outil ne doit pas casser la suite des numéros.
- Les documents, avec un fichier qui dit à quel bail ou à quel lot appartient chaque PDF.
Ensuite, contrôler les soldes avant de les reprendre. En gérance, le compte séparé doit égaler ce que l'agence doit à ses clients à la date d'arrêté ; sinon, la reprise transportera l'écart. C'est le contrôle des fonds mandants que l'on refait ensuite chaque mois.
Contrôlez les dépôts de garantie bail par bail, pas en total. Pour un logement loué vide, le dépôt « ne peut être supérieur à un mois de loyer en principal » (loi n° 89-462, art. 22, version en vigueur depuis le 27/03/2014, vérifié sur Légifrance le 20/10/2026) : un dépôt supérieur est une erreur de saisie ou une question à traiter.
Enfin, faire la recette, deux fois (exports intermédiaires, puis exports arrêtés) : comptages, totaux au centime, et dix dossiers comparés écran contre écran.
Chemin 2 : se faire accompagner par un expert de la reprise
L'autre chemin : confier la reprise à quelqu'un dont c'est le métier, qui vous remet une recette à signer. Vous gardez la décision, pas le pointage. Posez quatre questions :
- Est-il compris, ou facturé à part ?
- Qui fait la recette, et sur quels chiffres ? Sans tableau obtenu, attendu, écart, la reprise est supposée juste.
- Que devient une ligne en défaut ? Elle doit être signalée, avec la raison.
- Qu'est-ce qui n'est pas repris ? Faites-le écrire.
Chez Hokto, vous êtes accompagné de bout en bout, et un outil contrôle vos exports avant d'écrire quoi que ce soit : chaque erreur est numérotée, aucune n'est ignorée en silence, et un mandat dont les soldes ne s'équilibrent pas bloque la reprise.
04Avant de résilier : archives et réversibilité
Surtout, sortez vos archives comptables avant toute résiliation :
- « Les documents comptables et les pièces justificatives sont conservés pendant dix ans » (code de commerce, art. L123-22, version en vigueur depuis le 04/01/2003, vérifié sur Légifrance le 20/10/2026).
- Lorsque la comptabilité est tenue au moyen de systèmes informatisés, l'entreprise vérifiée remet au début du contrôle, sous forme dématérialisée, une copie des fichiers des écritures comptables (LPF, art. L47 A, version en vigueur depuis le 25/10/2018, vérifié sur Légifrance le 20/10/2026 ; Légifrance signale une nouvelle version applicable au 01/01/2027, à relire à cette date).
En pratique : le fichier des écritures comptables de chaque exercice, les grands livres, les balances et les pièces.
Pour le renvoi des données, le préavis et les frais de sortie, voir ce que le droit vous donne pour partir.
05Changer de logiciel : checklist de reprise des données et cahier de recette
- Avant de signer
- Date de bascule
- Exports à obtenir
- Contrôles avant la reprise (dans l'ancien logiciel)
- Cahier de recette
- Après la bascule
Sources vérifiées le 20/10/2026 : décret n° 72-678, art. 65 ; loi n° 89-462, art. 22 ; code de commerce, art. L123-22 ; livre des procédures fiscales, art. L47 A (Légifrance) ; règlement (UE) 2023/2854, art. 29 et 31 (EUR-Lex).
Ce guide donne une méthode de travail ; il ne remplace pas l'avis de votre expert-comptable ou de votre conseil sur votre situation.