Essayer sur vos donnéesRéserver une démo

Syndic de copropriété

Le logiciel de syndic de copropriété qui refuse l’erreur dès la saisie

Des tantièmes qui ne bouclent pas, une facture sur la mauvaise clé, une annexe incomplète : avec Hokto, l’erreur est refusée au moment de la saisie, pas découverte en assemblée. Comptabilité, budget, appels de fonds, assemblées et procès-verbaux.

Réserver une démoReprendre une copropriété
  • 01Une comptabilité de copropriété prête à l’emploi
  • 02La tenue des assemblées simplifiée, majorités calculées
  • 03Un espace en ligne pour chaque copropriétaire, compris
Le cycle de l’exercice

Six gestes, de la facture ventilée à l’assemblée tenue

01Ventiler
Avant
Répartir chaque facture à la main, découvrir l’erreur à la clôture.
Avec Hokto
La facture arrive dans une file à ventiler, la pièce à côté. Une clé dont les tantièmes ne bouclent pas est refusée avant l’écriture.
02Appeler
Avant
Calculer chaque quote-part, éditer et poster les avis.
Avec Hokto
Les appels de fonds se calculent au jour de l’appel, depuis le budget voté. Les avis partent par e-mail et dans l’espace de chaque copropriétaire, à vos couleurs.
03Rapprocher
Avant
Pointer chaque règlement du relevé, ligne par ligne.
Avec Hokto
Banque synchronisée ou relevé importé : chaque règlement est lettré avec sa raison. Vous ne contrôlez que les écarts.
04Relancer
Avant
Calculer ce qui est vraiment exigible avant d’écrire.
Avec Hokto
Hokto distingue l’échu du non échu et prépare la relance sur le seul montant exigible. Vous vérifiez, vous envoyez en un clic.
05Clôturer
Avant
Des annexes montées sur tableur, vérifiées la veille de l’assemblée.
Avec Hokto
La clôture liste d’abord ce qui bloque, chiffré. Les cinq annexes sont produites avec leurs contrôles, puis l’exercice est verrouillé après approbation.
06Tenir l’assemblée
Avant
Convoquer, émarger, compter les tantièmes, rédiger le procès-verbal le soir.
Avec Hokto
Convocations envoyées en recommandé en un clic, émargement, votes au fil des résolutions, majorités calculées, procès-verbal composé en séance.
En détail

Le métier de syndic, de la facture au procès-verbal

Chaque thème correspond à un écran que vous pouvez voir en démo.

Le plan comptable réglementaire est fourni et verrouillé : rien à paramétrer, donc rien à rater. Le livre ne se modifie pas, une erreur se corrige par contre-passation motivée, et un rapport de cohérence vérifie les grandes identités comptables.

  • Cinq sous-comptes par copropriétaire
  • Preuve d’intégrité de la chaîne d’écritures

La facture arrive dans une file « à ventiler », la pièce à côté. Vous la répartissez sur une ou plusieurs clés et vous voyez qui paie quoi avant de valider. Une clé dont les tantièmes ne bouclent pas est refusée.

  • Aperçu des quotes-parts par copropriétaire
  • Rompus imputés sur un poste dédié

Le budget est voté par une résolution d’assemblée, puis les appels de fonds se calculent au jour de l’appel : le copropriétaire qui a vendu en mai n’est pas appelé en juillet. Avis PDF par copropriétaire, cotisation au fonds de travaux séparée, fichier de prélèvement SEPA prêt à déposer.

  • Contrôles avant le vote du budget
  • Garde-fou sur les variations de prélèvement

Hokto propose le lettrage des règlements avec sa raison, distingue ce qui est échu de ce qui ne l’est pas encore et prépare la relance amiable sur le seul montant exigible.

  • Règlement par virement ou chèque
  • Impayés de plus de 90 jours en un onglet

La clôture se fait en quatre étapes et liste d’abord tout ce qui bloque, chiffré. La répartition des charges se montre avant d’être écrite. Les annexes comptables sont produites avec leurs contrôles de bouclage : une annexe fausse ne part pas.

  • Les cinq annexes et la liste des débiteurs et créditeurs
  • Filigrane provisoire jusqu’au vote
  • Exercice verrouillé après approbation

L’ordre du jour se compose depuis une bibliothèque de résolutions, majorité préréglée. En séance, en mode tablette : émargement, quorum calculé à mesure, pouvoirs plafonnés, vote par exception et résultat instantané en tantièmes. Le procès-verbal suit la rédaction des syndics et il est scellé.

  • Convocations préparées, prêtes à envoyer en recommandé
  • Passerelle de majorité proposée, jamais automatique
  • Échéance de notification du procès-verbal suivie
Espace en ligne des copropriétaires, compris

Chaque copropriétaire a son espace

Son compte, ses charges des deux derniers exercices, ses avis d’appel de fonds, les convocations et les procès-verbaux des trois dernières assemblées, les documents de l’immeuble, et un formulaire pour vous écrire. La loi du 10 juillet 1965 (article 18) demande au syndic professionnel de proposer cet accès en ligne sécurisé. Il est compris dans le prix.

  • Aux couleurs de votre agence, pensé pour le téléphone
  • Prévenu par e-mail à chaque appel de fonds, convocation ou procès-verbal
  • Chaque consultation est tracée
Assistant IA

« Résumez-moi la copropriété » avant l’assemblée générale

Trésorerie, fonds de travaux, impayés par nature, budget voté, prochaine assemblée, échéance du contrat de syndic et obligations en retard : l’assistant fait la synthèse chiffrée d’une copropriété en une question.

  • Les chiffres de vos écrans, pas une estimation
  • Il tolère les fautes de frappe dans le nom
Découvrir l’assistant
09:1209:1609:18Validées par Claire01233

Vos questions sur le syndic

Le plan comptable des copropriétés, fixé par le décret et l’arrêté du 14 mars 2005 relatifs aux comptes du syndicat des copropriétaires, est fourni prêt à l’emploi et verrouillé. Vous pouvez créer les subdivisions propres à chaque copropriété.

Oui, si vous connectez la banque du syndicat : les règlements arrivent chaque jour et Hokto propose le lettrage de chacun, avec sa raison. Sinon, vous importez le relevé (OFX, CSV ou CAMT). Dans les deux cas, rien n’est lettré sans vous.

Oui, en mode hybride : le lien de visioconférence figure sur la convocation. Les votes par correspondance reçus sont saisis avant la séance et comptés avec les autres.

Hokto prépare chaque courrier et indique, copropriétaire par copropriétaire, s’il doit partir en recommandé électronique ou papier. Vous l’envoyez en un clic par un service d’envoi partenaire auquel vous pouvez souscrire, ou vous téléchargez chaque pièce pour l’envoyer vous-même : le logiciel suit ensuite les délais.

Oui. Dans Hokto, la copropriété est créée en brouillon, les pièces de l’ancien syndic sont déposées par nature, et les lots, tantièmes et clés s’importent par fichier avec un aperçu des écarts avant écriture. Comment se passe la reprise

Hokto facture le syndic à la copropriété, et toutes ses fonctions sont comprises : l’espace en ligne des copropriétaires, les documents et toutes les évolutions. Aucune option à activer. Seuls les services tiers, comme l’envoi de recommandés, se paient à l’usage.

Oui. Quand une résolution relevant de l’article 25 n’obtient pas la majorité des voix de tous les copropriétaires mais recueille au moins le tiers de ces voix, Hokto propose un second vote immédiat à la majorité de l’article 24, comme le prévoit l’article 25-1 de la loi du 10 juillet 1965. La passerelle est proposée, jamais appliquée automatiquement : vous la lancez.

Oui. Hokto donne à chaque copropriétaire un espace en ligne aux couleurs de votre agence, compris dans le prix : son compte, ses charges, ses appels de fonds, les convocations et procès-verbaux, les documents de l’immeuble. Vous choisissez les documents publiés.

Voyez une assemblée tenue dans Hokto

En visio, sur une copropriété de démonstration ou sur la vôtre.

Réserver une démoReprendre une copropriété