Les fonds mandants sont l'argent que votre agence détient pour le compte de ses propriétaires, de ses locataires et de leurs créanciers : loyers encaissés non encore reversés, dépôts de garantie, provisions, factures à payer. La règle tient en une phrase : le solde du compte affecté doit couvrir, à tout moment, tout ce que l'agence doit à ses mandants. Un contrôle mensuel en trois rapprochements (banque, comptabilité, soldes des mandants) suffit à le démontrer le jour où votre garant financier vous le demande.
L’essentiel
- Les fonds mandants sont l’argent que l’agence détient pour ses propriétaires, ses locataires et leurs créanciers.
- Le solde du compte affecté doit couvrir, à tout moment, tout ce que l’agence doit à ses mandants.
- Un contrôle mensuel en trois rapprochements suffit : banque, comptabilité, soldes des mandants.
- Comptez ce qui est encaissé, pas ce qui est quitté, et ne compensez pas un propriétaire débiteur avec les autres.
- Produisez l’état remis au garant à partir des mêmes chiffres que votre contrôle mensuel.
Ce guide s'adresse au gérant et au comptable mandant d'une agence titulaire de la carte « Gestion immobilière ». Il part des situations qui font déraper les fonds mandants, cite les textes de la loi Hoguet mot pour mot avec leur lien Légifrance, puis donne une méthode, une liste d'écarts typiques et une checklist à dérouler chaque mois.
01Les fonds mandants, au quotidien
Ils glissent rarement d'un coup :
- Le propriétaire débiteur que personne ne voit : un plombier payé avant que le loyer ne rentre, avancé par les autres mandants.
- Les honoraires prélevés en avance : le 25, avant que tous les loyers soient encaissés.
- Le virement sans libellé : mis en attente « pour plus tard », il y est encore six mois après.
- Le reversement en double : un virement fait à la main, puis le virement groupé de fin de mois.
02Ce que disent les textes
La garantie financière est une condition de la carte. L'article 3 de la loi n° 70-9 du 2 janvier 1970, en vigueur depuis le 17 juillet 2025, exige « une garantie financière permettant le remboursement des fonds, effets ou valeurs déposés et spécialement affectée à ce dernier, y compris les sommes versées au fonds de travaux » de la copropriété.
Les fonds reçus obéissent à des formalités. L'article 5 de la loi impose registres et reçus ; l'article 64 du décret n° 72-678 du 20 juillet 1972, un mandat écrit « qui l'autorise expressément à recevoir des biens, sommes ou valeurs ».
Le montant de la garantie suit les fonds détenus. Selon l'article 29 du décret, il « ne peut être inférieur au montant maximal des sommes dont le titulaire de la carte professionnelle demeure redevable à tout moment sur les versements et remises qui lui ont été faits ».
| Texte | Ce qu'il impose | Conséquence pour le contrôle |
|---|---|---|
| Loi n° 70-9, art. 3 | garantie financière affectée au remboursement des fonds | les fonds doivent être identifiables et couverts |
| Loi n° 70-9, art. 5 | registres, reçus, obligations du mandat | chaque entrée et sortie doit se justifier |
| Décret n° 72-678, art. 29 | garantie au moins égale au maximum des sommes dues « à tout moment » | connaître ce que l'on doit, à n'importe quelle date |
| Décret n° 72-678, art. 31 | montant révisé à la fin de chaque période annuelle | suivre le pic de fonds détenus sur l'année |
| Décret n° 72-678, art. 55 | un compte unique, spécialement affecté | ne jamais mélanger fonds de tiers et trésorerie de l'agence |
| Décret n° 72-678, art. 38-2 | transmission annuelle des comptes au garant | des comptes justifiables, mandant par mandant |
03Le compte affecté : ce qu'il peut et ne peut pas recevoir
Quand la garantie est donnée par un établissement de crédit, une société de financement ou une entreprise d'assurance, l'article 55 du décret impose un compte « spécialement affecté à la réception des versements ou remises mentionnés à l'article 5 de la loi du 2 janvier 1970 susvisée, à l'exclusion des sommes représentatives des rémunérations ou honoraires ».
Il précise : « Il ne peut être ouvert qu'un seul compte de cette nature par titulaire de carte professionnelle », sans « compensation ou convention de fusion » avec un autre compte de l'agence.
| Sur le compte affecté | Hors du compte affecté |
|---|---|
| loyers et charges encaissés pour les propriétaires | honoraires de gestion une fois acquis et prélevés |
| dépôts de garantie détenus | trésorerie de l'agence, salaires, loyers des bureaux |
| provisions et avances sur travaux | frais propres à l'agence |
| règlements des locataires en attente d'affectation | commissions de transaction |
| sommes à payer aux fournisseurs pour le compte des propriétaires |
En syndic, l'article 18 de la loi du 10 juillet 1965 impose un « compte séparé au nom du syndicat » : la méthode qui suit s'applique copropriété par copropriété.
04La garantie financière : pourquoi le garant contrôle
Le garant rembourse les mandants si l'agence fait défaut ; l'article 38-1 du décret organise donc « des contrôles sur pièces et, en tant que de besoin, des contrôles sur place ».
Le montant garanti « est révisé à la fin de chaque période annuelle ou lors de circonstances exceptionnelles survenues en cours d'année » (article 31) : surveillez le pic de fonds détenus.
Le modèle de l'« attestation » varie selon les garants ; les pièces à préparer sont dans notre guide sur l'attestation de représentation des fonds mandants.
05L'équation des fonds mandants
Le contrôle repose sur une égalité, que tient la comptabilité mandant :
Solde bancaire du compte affecté = soldes créditeurs des propriétaires (sur ce qui a été réellement encaissé) + dépôts de garantie détenus + trop-perçus des locataires + fournisseurs à payer pour le compte des propriétaires + honoraires acquis non encore prélevés ± opérations en suspens justifiées (chèques remis non crédités, virements reçus non affectés).
Ne compensez pas un propriétaire débiteur avec les autres. Son compte doit apparaître, avec son ancienneté, et être régularisé.
Chez Hokto, cette équation est le contrôle des fonds mandants lui-même : arrêté à la date choisie, calculé sur l'encaissé, avec l'écart restant nommé et un verdict daté.
06Le contrôle mensuel en trois rapprochements
Aucun texte vérifié ne fixe de fréquence. Mais l'article 29 parle de sommes dues « à tout moment » : un contrôle mensuel est la façon la plus simple de le démontrer.
| Rapprochement | Ce que l'on compare | Ce qui doit en sortir |
|---|---|---|
| 1. Banque et comptabilité | le relevé du compte affecté et le compte de banque en comptabilité | la liste des opérations en suspens, chacune justifiée (date, montant, pièce) |
| 2. Comptabilité et soldes des mandants | le total des comptes de tiers et le solde comptable de banque | l'équation ci-dessus, avec un écart restant égal à zéro |
| 3. Soldes des mandants, un par un | chaque compte propriétaire et locataire | aucun propriétaire débiteur non expliqué, aucun solde ancien sans action |
Le premier rapprochement est celui qui prend le plus de temps à la main. Chez Hokto, le relevé du compte (OFX, CSV ou CAMT) s'importe et chaque ligne se voit proposer son écriture, par montant, référence, nom et date : vous confirmez, il ne reste que les écarts.
07Les écarts typiques, et comment les corriger
| Écart constaté | Cause fréquente | Correction |
|---|---|---|
| Compte affecté inférieur à ce qui est dû | honoraires prélevés avant d'être acquis ; dépense de l'agence payée sur le compte | reverser le montant prélevé à tort, documenter |
| Compte affecté supérieur à ce qui est dû | honoraires acquis non prélevés ; virement non affecté | prélever les honoraires dus ; identifier et affecter le virement |
| Propriétaire débiteur | travaux payés avant l'encaissement ; reversement sur un loyer impayé | appeler la provision, suspendre les reversements, suivre l'ancienneté |
| Dépôt de garantie « disparu » | restitué sans écriture, ou reversé au propriétaire à tort | retrouver la pièce, passer l'écriture, régulariser |
| Ligne bancaire inconnue | frais bancaires, agios, prélèvement d'un tiers | passer l'écriture ; rembourser au compte les frais de l'agence |
| Reversement en double | virement manuel en plus du virement groupé | demander le remboursement, noter le débit en attendant |
| Chèque remis ancien non crédité | chèque égaré, rejeté ou jamais déposé | contacter la banque, contre-passer si rejeté |
| Locataire créditeur ancien | trop-perçu jamais imputé ni remboursé | l'imputer sur l'échéance suivante ou le rembourser |
08Ce qu'un bon outil doit faire pour vous
Le contrôle est plus sûr quand le logiciel de gestion locative le fait lui-même, sur les mêmes écritures que les comptes rendus. Ce qu'il faut exiger en démonstration :
| Ce qu'il faut exiger | La question à poser |
|---|---|
| L'équation posée par l'outil, à une date d'arrêté choisie, chaque membre détaillé | « Montrez-moi l'état des fonds mandants au dernier jour du mois précédent. » |
| Des soldes de propriétaires sur l'encaissé, pas sur le quittancé | « Un locataire n'a pas payé : que devient le solde du propriétaire ? » |
| L'écart restant nommé, pas seulement affiché | « Si l'équation ne tombe pas juste, que me dit l'écran ? » |
| Les propriétaires débiteurs signalés, avec leur ancienneté | « Où vois-je les propriétaires débiteurs, et depuis quand ? » |
| Un reversement au-delà du solde refusé, pas seulement signalé | « Que se passe-t-il si je reverse plus que ce que le propriétaire a encaissé ? » |
| Le relevé importé et rapproché, chaque proposition confirmée par vous | « Combien de lignes du relevé dois-je encore pointer à la main ? » |
| Un état daté pour le garant, tiré des mêmes chiffres | « Ce que je remets au garant vient-il d'une saisie à part ? » La bonne réponse est : non. |
Chez Hokto, ces garde-fous ne sont pas une option à activer : un reversement supérieur au solde encaissé est refusé, et la règle est dans l'outil, pas dans la vigilance du gestionnaire.
09Checklist mensuelle
À la même date chaque mois :
- Importer le relevé du compte affecté, pointer toutes les lignes, justifier chaque opération en suspens.
- Éditer la balance des mandants et poser l'équation : écart restant = 0.
- Lister les propriétaires débiteurs, avec leur ancienneté ; appeler les provisions.
- Vérifier honoraires prélevés, dépôts de garantie et reversements du mois.
- Comparer les fonds détenus au montant de la garantie.
- Archiver l'état du mois, daté et signé.
Sources vérifiées le 20/10/2026 sur Légifrance : loi n° 70-9 du 2 janvier 1970, art. 3 et 5 ; décret n° 72-678 du 20 juillet 1972, art. 29, 31, 38-1, 38-2, 55, 64 et 66 ; loi n° 65-557 du 10 juillet 1965, art. 18.
Ce guide donne une méthode de travail ; il ne remplace pas l'avis de votre expert-comptable, de votre garant ou de votre conseil sur votre situation.