Glossaire de l’administration de biens

Les mots de la gestion locative, du syndic de copropriété et de la transaction, définis en une ou deux phrases. Chaque définition renvoie au texte officiel qui la fonde, relu sur Légifrance ou service-public à la date indiquée.

A

Annexes comptables de la copropriété: Documents de synthèse des comptes du syndicat (notamment l’état financier, qui présente les créances et les dettes, et le compte de gestion général, qui présente les charges et les produits), établis selon les modèles obligatoires des annexes 1 à 5 du décret.Source : Décret n° 2005-240 du 14 mars 2005, article 8, vérifiée le 20 octobre 2026
Assemblée générale des copropriétaires: Réunion des copropriétaires au cours de laquelle sont prises les décisions du syndicat ; elle se tient au moins une fois chaque année et est convoquée par le syndic.Source : Décret n° 67-223 du 17 mars 1967, article 7, vérifiée le 20 octobre 2026
Assurance de responsabilité civile professionnelle: Assurance contre les conséquences pécuniaires de la responsabilité civile professionnelle, que doit contracter toute personne exerçant une activité régie par la loi Hoguet pour obtenir la carte professionnelle.Source : Loi n° 70-9 du 2 janvier 1970, article 3, vérifiée le 20 octobre 2026
Avance de trésorerie (réserve): Avance que le syndic peut exiger des copropriétaires pour constituer la réserve prévue au règlement de copropriété ; son montant ne peut excéder 1/6 du budget prévisionnel.Source : Décret n° 67-223 du 17 mars 1967, article 35, vérifiée le 20 octobre 2026

B

Bail d’habitation (loi de 1989): Location d’un local à usage d’habitation, ou mixte professionnel et d’habitation, qui constitue la résidence principale du locataire (logement occupé au moins huit mois par an) ; ces règles sont d’ordre public.Source : Loi n° 89-462 du 6 juillet 1989, article 2, vérifiée le 20 octobre 2026
Budget prévisionnel: Budget voté chaque année par l’assemblée générale pour les dépenses courantes de maintenance, de fonctionnement et d’administration des parties communes ; les copropriétaires versent des provisions égales au quart du budget, exigibles le premier jour de chaque trimestre, sauf modalités votées.Source : Loi n° 65-557 du 10 juillet 1965, article 14-1, vérifiée le 20 octobre 2026

C

Carnet d’entretien: Document relatif à l’entretien de l’immeuble que le syndic établit, tient à jour et met à disposition des copropriétaires, selon un contenu défini par décret.Source : Loi n° 65-557 du 10 juillet 1965, article 18, vérifiée le 20 octobre 2026
Carte professionnelle: Titre délivré par le président de la chambre de commerce et d’industrie territoriale (ou régionale, à défaut), sans lequel les activités de la loi Hoguet ne peuvent être exercées ; elle précise les opérations que son titulaire peut accomplir.Source : Loi n° 70-9 du 2 janvier 1970, article 3, vérifiée le 20 octobre 2026
Charges récupérables: Sommes accessoires au loyer principal que le bailleur peut réclamer au locataire sur justification ; elles peuvent être payées par provisions, qui font alors l’objet d’une régularisation annuelle.Source : Loi n° 89-462 du 6 juillet 1989, article 23, vérifiée le 20 octobre 2026
Compte bancaire séparé du syndicat: Compte que le syndic doit ouvrir au nom du syndicat dans l’établissement bancaire de son choix, l’assemblée générale pouvant en décider autrement à la majorité de l’article 25 ; les cotisations au fonds de travaux sont versées sur un compte séparé rémunéré.Source : Loi n° 65-557 du 10 juillet 1965, article 18, vérifiée le 20 octobre 2026
Congé du bailleur: Congé que le bailleur doit justifier par sa décision de reprendre ou de vendre le logement, ou par un motif légitime et sérieux, indiqué à peine de nullité ; le préavis est de six mois.Source : Loi n° 89-462 du 6 juillet 1989, article 15, vérifiée le 20 octobre 2026
Conseil syndical: Organe qui, dans tout syndicat de copropriétaires, assiste le syndic et contrôle sa gestion ; ses membres sont désignés par l’assemblée générale parmi les copropriétaires.Source : Loi n° 65-557 du 10 juillet 1965, article 21, vérifiée le 20 octobre 2026
Contrat de syndic (contrat type): Tout contrat ou projet de contrat relatif à la mission de syndic respecte un contrat type défini par décret en Conseil d’État ; la rémunération du syndic pour les prestations de sa mission est déterminée de manière forfaitaire.Source : Loi n° 65-557 du 10 juillet 1965, article 18-1 A, vérifiée le 20 octobre 2026

D

Dépôt de garantie: Somme versée par le locataire pour garantir l’exécution de ses obligations locatives, limitée à un mois de loyer en principal ; elle est restituée dans un délai maximal de deux mois après la remise des clés, ou d’un mois si l’état des lieux de sortie est conforme à celui d’entrée.Source : Loi n° 89-462 du 6 juillet 1989, article 22, vérifiée le 20 octobre 2026
Diagnostic technique global (DTG): Diagnostic de l’immeuble en copropriété réalisé par un tiers compétent, que l’assemblée générale décide à la majorité de l’article 24 ; il analyse l’état des parties et équipements communs, comprend un diagnostic de performance énergétique et liste les travaux nécessaires, notamment sur dix ans.Source : Code de la construction et de l’habitation, article L731-1, vérifiée le 20 octobre 2026

E

Encadrement des loyers: Dispositif applicable dans certaines communes situées en zone tendue : le loyer de base ne doit pas dépasser le loyer de référence majoré en vigueur à la signature du bail ; un complément de loyer n’est possible que sous conditions.Source : Service-public.fr, fiche « En quoi consiste l’encadrement des loyers à respecter en zone tendue ? », vérifiée le 20 octobre 2026
Espace en ligne sécurisé de la copropriété (extranet): Accès en ligne sécurisé aux documents dématérialisés relatifs à la gestion de l’immeuble ou des lots gérés, que le syndic professionnel doit proposer, sauf décision contraire de l’assemblée générale à la majorité de l’article 25.Source : Loi n° 65-557 du 10 juillet 1965, article 18, vérifiée le 20 octobre 2026
État daté: Document en trois parties que le syndic adresse au notaire chargé de recevoir l’acte, à la demande de celui-ci ou du copropriétaire cédant : sommes dues par le cédant au syndicat, sommes dues par le syndicat au cédant, sommes qui incomberont au nouveau copropriétaire.Source : Décret n° 67-223 du 17 mars 1967, article 5, vérifiée le 20 octobre 2026
État des lieux: Document établi lors de la remise et de la restitution des clés, contradictoirement et amiablement par les parties ou par un tiers mandaté par elles, et joint au contrat de location, selon des modalités définies par décret en Conseil d’État.Source : Loi n° 89-462 du 6 juillet 1989, article 3-2, vérifiée le 20 octobre 2026

F

Fiche synthétique de la copropriété: Fiche regroupant les données financières et techniques essentielles de la copropriété et de son bâti, que le syndic établit, met à jour chaque année et met à disposition des copropriétaires.Source : Loi n° 65-557 du 10 juillet 1965, article 8-2, vérifiée le 20 octobre 2026
Fonds de travaux: Fonds que le syndicat constitue, dans les immeubles à destination totale ou partielle d’habitation, au terme de dix ans après la réception de l’immeuble ; la cotisation annuelle a un plancher légal et les sommes versées sont attachées aux lots, sans remboursement lors d’une cession.Source : Loi n° 65-557 du 10 juillet 1965, article 14-2-1, vérifiée le 20 octobre 2026
Fonds mandants: Sommes d’argent, ne constituant pas une rémunération, que le professionnel reçoit ou détient pour le compte de ses mandants ; il doit respecter les conditions fixées par décret, notamment la tenue de registres, ainsi que les obligations découlant du mandat.Source : Loi n° 70-9 du 2 janvier 1970, article 5, vérifiée le 20 octobre 2026

G

Garantie financière: Garantie dont doit justifier le titulaire de la carte professionnelle, permettant le remboursement des fonds, effets ou valeurs déposés ; elle couvre aussi, sauf exceptions, les sommes versées au fonds de travaux de la copropriété.Source : Loi n° 70-9 du 2 janvier 1970, article 3, vérifiée le 20 octobre 2026

H

Honoraires (affichage dans les annonces): Toute publicité d’un professionnel de la loi Hoguet portant sur une vente ou une location mentionne le montant toutes taxes comprises de ses honoraires lorsqu’ils sont à la charge du locataire ou de l’acquéreur.Source : Loi n° 70-9 du 2 janvier 1970, article 6-1, vérifiée le 20 octobre 2026

I

Immatriculation au registre national des copropriétés: Inscription des syndicats de copropriétaires sur un registre institué pour faciliter la connaissance des citoyens et des pouvoirs publics sur l’état des copropriétés et prévenir l’apparition de dysfonctionnements.Source : Code de la construction et de l’habitation, article L711-1, vérifiée le 20 octobre 2026
Indice de référence des loyers (IRL): Indice publié par l’Insee, obtenu à partir de la moyenne de l’évolution des prix à la consommation hors tabac et hors loyers, qui sert de base pour réviser le loyer d’un logement loué vide ou meublé avec un bail d’habitation.Source : Service-public.fr, fiche « Indice de référence des loyers (IRL) », vérifiée le 20 octobre 2026

L

Lot de copropriété: Unité de la copropriété qui comporte obligatoirement une partie privative et une quote-part de parties communes, ces deux éléments étant indissociables.Source : Loi n° 65-557 du 10 juillet 1965, article 1, vérifiée le 20 octobre 2026

M

Majorité de l’article 24: Règle de droit commun des décisions d’assemblée générale : majorité des voix exprimées des copropriétaires présents, représentés ou ayant voté par correspondance, s’il n’en est autrement ordonné par la loi.Source : Loi n° 65-557 du 10 juillet 1965, article 24, vérifiée le 20 octobre 2026
Majorité de l’article 25: Majorité des voix de tous les copropriétaires, requise notamment pour la désignation ou la révocation du syndic et des membres du conseil syndical.Source : Loi n° 65-557 du 10 juillet 1965, article 25, vérifiée le 20 octobre 2026
Majorité de l’article 26: Majorité des membres du syndicat représentant au moins les deux tiers des voix, requise notamment pour les actes d’acquisition immobilière ou la suppression du poste de concierge ou de gardien.Source : Loi n° 65-557 du 10 juillet 1965, article 26, vérifiée le 20 octobre 2026
Mandat de gestion: Mandat écrit, précisant l’étendue de ses pouvoirs, que doit détenir le professionnel titulaire de la carte pour administrer les biens d’autrui ; il doit l’autoriser expressément à recevoir des biens, sommes ou valeurs (loyers, charges, cautionnements, etc.).Source : Décret n° 72-678 du 20 juillet 1972, article 64, vérifiée le 20 octobre 2026
Mandat de vente (mandat de transaction): Mandat écrit, préalablement délivré par l’une des parties, sans lequel le titulaire de la carte professionnelle ne peut négocier ni s’engager ; il est inscrit par ordre chronologique au registre des mandats, et mandats et registre sont conservés dix ans.Source : Décret n° 72-678 du 20 juillet 1972, article 72, vérifiée le 20 octobre 2026
Mandat exclusif (clause d’exclusivité): Clause d’un mandat qui ne s’applique que si elle résulte d’une stipulation expresse, mentionnée en caractères très apparents ; sauf exceptions, passé trois mois après la signature, chaque partie peut la dénoncer par lettre recommandée avec avis de réception, avec un préavis de quinze jours.Source : Décret n° 72-678 du 20 juillet 1972, article 78, vérifiée le 20 octobre 2026

P

Plan comptable des copropriétés: Nomenclature des comptes du syndicat des copropriétaires fixée par arrêté : liste des comptes classés, numérotés et définis, chaque compte ayant une terminologie et des règles de fonctionnement.Source : Arrêté du 14 mars 2005 relatif aux comptes du syndicat des copropriétaires, article 6, vérifiée le 20 octobre 2026
Procès-verbal d’assemblée générale: Procès-verbal des décisions de chaque assemblée, signé par le président, le secrétaire et le ou les scrutateurs ; il indique le résultat de chaque vote ainsi que les noms et voix des opposants et abstentionnistes, et est inscrit sur un registre spécial.Source : Décret n° 67-223 du 17 mars 1967, article 17, vérifiée le 20 octobre 2026
Projet de plan pluriannuel de travaux (PPPT): Projet élaboré à l’expiration de quinze ans après la réception des travaux de construction, par une personne disposant des compétences précisées par décret, à partir d’une analyse du bâti ; il liste les travaux, leur coût estimé et un échéancier, et est actualisé tous les dix ans.Source : Loi n° 65-557 du 10 juillet 1965, article 14-2, vérifiée le 20 octobre 2026

Q

Quittance de loyer: Document que le bailleur ou son mandataire transmet gratuitement au locataire qui en fait la demande, détaillant les sommes versées en distinguant le loyer et les charges ; il peut être dématérialisé avec l’accord exprès du locataire.Source : Loi n° 89-462 du 6 juillet 1989, article 21, vérifiée le 20 octobre 2026
Quote-part de charges de copropriété: Part de chaque copropriétaire dans les charges : celles des services collectifs et équipements communs selon leur utilité objective pour chaque lot, celles de conservation, d’entretien et d’administration des parties communes selon les valeurs relatives des parties privatives.Source : Loi n° 65-557 du 10 juillet 1965, article 10, vérifiée le 20 octobre 2026

R

Reddition des comptes (compte rendu de gestion): Compte que le mandataire rend à son mandant de la gestion qui lui est confiée ; le mandat en précise les conditions et la reddition intervient au moins tous les ans.Source : Décret n° 72-678 du 20 juillet 1972, article 66, vérifiée le 20 octobre 2026
Registre des mandats: Registre que le titulaire de la carte « Gestion immobilière » ou « Syndic de copropriété » tient sous sa responsabilité, où les mandats sont inscrits par ordre chronologique ; le numéro d’inscription est reporté sur l’exemplaire du mandat conservé par le mandant.Source : Décret n° 72-678 du 20 juillet 1972, article 65, vérifiée le 20 octobre 2026
Règlement de copropriété: Acte conventionnel, incluant ou non l’état descriptif de division, qui détermine la destination des parties privatives et communes, leurs conditions de jouissance et, sous réserve de la loi, les règles d’administration des parties communes.Source : Loi n° 65-557 du 10 juillet 1965, article 8, vérifiée le 20 octobre 2026
Régularisation des charges locatives: Ajustement annuel des provisions pour charges versées par le locataire ; un mois avant, le bailleur lui communique le décompte par nature de charges, et les pièces justificatives restent à sa disposition pendant six mois.Source : Loi n° 89-462 du 6 juillet 1989, article 23, vérifiée le 20 octobre 2026
Révision du loyer: Lorsque le bail la prévoit, la révision intervient chaque année et la hausse ne peut excéder la variation de l’indice de référence des loyers publié par l’Insee ; elle ne peut pas être appliquée aux logements classés F ou G.Source : Loi n° 89-462 du 6 juillet 1989, article 17-1, vérifiée le 20 octobre 2026

T

Tantièmes (quote-part de parties communes): Quote-part des parties communes, générales et spéciales, afférente à chaque lot, proportionnelle à la valeur relative de sa partie privative par rapport à l’ensemble, appréciée lors de l’établissement de la copropriété, sans égard à l’usage.Source : Loi n° 65-557 du 10 juillet 1965, article 5, vérifiée le 20 octobre 2026

Ces définitions résument les textes cités : elles ne remplacent ni leur lecture ni un conseil juridique. Un texte modifié est relu et la date de vérification mise à jour.

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