Aucun texte ne fixe la liste des lignes d'un compte rendu de gérance. La loi impose deux choses : rendre compte au propriétaire de tout ce que l'agence a reçu pour lui (code civil, article 1993), et faire une reddition des comptes au moins une fois par an, selon les conditions écrites dans le mandat (décret n° 72-678, article 66). Le contenu détaillé, la fréquence mensuelle ou trimestrielle et la présentation relèvent donc du mandat et de la bonne pratique, avec un objectif simple : que le propriétaire puisse vérifier chaque somme et déclarer ses revenus fonciers.
L’essentiel
- Aucun texte ne fixe la liste des lignes d’un compte rendu de gérance.
- La loi impose de rendre compte de tout ce que l’agence a reçu (code civil, art. 1993) et une reddition des comptes au moins annuelle (décret n° 72-678, art. 66).
- Le contenu, la fréquence et la présentation relèvent du mandat et de la bonne pratique.
- Ne fusionnez aucune ligne, et vérifiez que le document s’additionne jusqu’au solde.
- Le solde de clôture d’une période est le solde d’ouverture de la suivante.
Pour une agence, c'est le document qui circule le plus, et celui que lira le propriétaire mécontent qui cherche une erreur : un « net à vous verser » sans le loyer ni les honoraires, un solde de mars qui ne correspond pas au report d'avril.
Ce guide sépare l'obligatoire du recommandé, détaille chaque ligne et propose un exemple annoté, avec des données fictives.
01Ce que dit le droit, et ce qu'il ne dit pas
L'obligation de rendre compte, pour tout mandataire. L'article 1993 du code civil (Légifrance, version en vigueur depuis 1804) : « Tout mandataire est tenu de rendre compte de sa gestion, et de faire raison au mandant de tout ce qu'il a reçu en vertu de sa procuration, quand même ce qu'il aurait reçu n'eût point été dû au mandant. »
Le mandat écrit qui autorise l'agence à encaisser. L'article 64 du décret n° 72-678 du 20 juillet 1972 (Légifrance) exige un « mandat écrit qui précise l'étendue de ses pouvoirs et qui l'autorise expressément à recevoir des biens, sommes ou valeurs, à l'occasion de la gestion dont il est chargé ».
La reddition des comptes, au moins annuelle. L'article 66 du même décret (Légifrance, version en vigueur depuis le 22 juillet 1972) : « Le mandat précise les conditions de la reddition de comptes qui doit intervenir au moins tous les ans. »
Le second alinéa interdit toute rémunération non prévue au mandat : chaque honoraire doit apparaître, au taux signé.
Pour une location nouvelle, l'article 67 (Légifrance) impose en plus un avis des versements reçus « par lettre recommandée ou par un écrit remis contre un récépissé, au plus tard dans les huit jours de la remise des fonds », que le compte rendu ne remplace pas.
02Obligation ou bonne pratique : le tableau
| Élément | Statut | Source |
|---|---|---|
| Rendre compte de tout ce qui a été reçu pour le propriétaire | Obligation | Code civil, art. 1993 |
| Reddition des comptes au moins une fois par an | Obligation | Décret n° 72-678, art. 66 |
| Conditions de la reddition (fréquence, forme, contenu) écrites dans le mandat | Obligation de les prévoir ; leur contenu est libre | Décret n° 72-678, art. 66 |
| Honoraires conformes aux conditions du mandat | Obligation | Décret n° 72-678, art. 66, al. 2 |
| Avis au propriétaire des versements d'une location nouvelle, sous huit jours | Obligation, document distinct | Décret n° 72-678, art. 67 |
| Compte rendu mensuel ou trimestriel | Bonne pratique, ou obligation si le mandat le prévoit | Mandat |
| Une ligne par nature de mouvement (loyers, charges, honoraires, dépenses, reversements) | Bonne pratique | Usage ; utile pour la déclaration des revenus fonciers |
| Solde d'ouverture et solde de clôture qui s'enchaînent d'une période à l'autre | Bonne pratique | Usage ; c'est ce qui rend le compte vérifiable |
| Impayés du locataire signalés | Bonne pratique | Usage |
| Récapitulatif annuel pour la déclaration des revenus fonciers | Bonne pratique, souvent prévue au mandat | Mandat |
03À quelle fréquence
Le minimum légal est annuel ; beaucoup de mandats prévoient un compte rendu à chaque reversement, plus un récapitulatif annuel. En trimestriel, un impayé de juillet n'apparaît qu'en octobre : signalez-le à part. Dans tous les cas, le solde de clôture d'une période est le solde d'ouverture de la suivante.
04Le contenu, ligne par ligne
La structure que nous recommandons, de haut en bas :
- Identification : agence et carte professionnelle, propriétaire, mandat, biens, période (début et fin incluses).
- Solde reporté au début de la période.
- Loyers et charges quittancés, loyer et provisions séparés.
- Encaissé pour votre compte, et la différence en impayé.
- Honoraires de gestion hors taxes, TVA et TTC, avec l'assiette et le taux du mandat.
- Dépenses payées pour votre compte, une ligne par facture, avec la date et le fournisseur.
- Reversements effectués, chacun avec sa date.
- Solde de fin de période, avec la provision conservée si le mandat le prévoit.
- Informations sans effet sur le solde : dépôt de garantie détenu, révision de loyer, régularisation à venir.
Un compte rendu ne devrait donc jamais se saisir. Chez Hokto, c'est le fonctionnement par défaut : il est tiré du livre de gérance, sans saisie à part, et ne peut donc pas diverger de ce que la comptabilité dit.
05Un exemple annoté (fictif)
Les noms, adresses, montants et taux ci-dessous sont inventés pour l'exemple. Ils ne décrivent aucun client réel et ne constituent pas une référence de prix.
Agence Exemple Gestion · Compte rendu de gestion · Mandat n° G-0000 · Propriétaire : M. Exemple · Bien : appartement T3, 1 rue Fictive, 69000 Lyon · Période du 01/07/2026 au 30/09/2026
| Ligne | Désignation | Montant | Annotation |
|---|---|---|---|
| A | Solde reporté au 01/07/2026 | 250,00 € | Égal au solde de fin du compte rendu précédent |
| B | Loyers et charges quittancés (3 × 800,00 € de loyer + 3 × 100,00 € de provisions) | 2 700,00 € | Ce qui était dû par le locataire sur le trimestre |
| C | Encaissé pour votre compte (juillet et août) | 1 800,00 € | Ce qui est réellement rentré |
| D | Dont impayé au 30/09/2026 (septembre) | 900,00 € | B moins C ; signalé, relance en cours, aucun effet sur le solde |
| E | Honoraires de gestion : 6 % de 1 800,00 € = 108,00 € HT, TVA 21,60 € | − 129,60 € | Taux et assiette du mandat ; TVA à 20 % dans cet exemple |
| F | Facture plombier, 12/08/2026, réparation du chauffe-eau | − 180,00 € | Pièce jointe ; dépense de réparation |
| G | Appel de fonds du syndic de copropriété, 3e trimestre | − 360,00 € | Charges de copropriété payées pour le propriétaire |
| H | Reversement du 10/08/2026 | − 1 000,00 € | Déjà reçu par le propriétaire |
| I | Solde de fin au 30/09/2026 | 380,40 € | A + C − E − F − G − H |
| J | Pour information : dépôt de garantie détenu par l'agence | 800,00 € | Hors solde : il appartient au locataire jusqu'à la fin du bail |
Ce contrôle d'addition se fait souvent de tête, quand il se fait. Chez Hokto, il est dans le document : si les lignes ne s'additionnent pas jusqu'au solde, le compte rendu le dit, avant que le propriétaire ne le découvre.
06Compte rendu, reddition des comptes, reversement : trois choses différentes
- Le reversement est le virement des sommes dues au propriétaire.
- Le compte rendu est le document périodique qui récapitule les mouvements et le solde.
- La reddition des comptes est l'obligation au moins annuelle de l'article 66 ; un compte rendu annuel complet suffit à la remplir.
L'enchaînement logique : la comptabilité mandant enregistre chaque mouvement ; le compte rendu en est un extrait par mandat et par période. Pour le garant financier, le total des soldes de tous les comptes rendus doit correspondre aux fonds détenus pour les mandants.
07Comptabiliser, conserver, déclarer
Le compte rendu n'est pas une écriture : c'est une lecture de la comptabilité de vos mandants, dont chaque ligne remonte aux pièces. Aucun texte ne fixe sa durée de conservation ; le repère de l'agence est dix ans (code de commerce, art. L123-22).
En janvier, il sert au propriétaire pour sa déclaration de revenus fonciers : voir compte rendu de gérance et déclaration des revenus fonciers.
08Ce qu'un bon outil doit faire pour vous
Ce qu'une agence peut exiger de son logiciel, et la question qui le vérifie :
| Ce qu'il faut exiger | La question à poser |
|---|---|
| Le compte rendu tiré de la comptabilité mandant, sans saisie ni retouche à part | « Si je corrige une écriture, le compte rendu change-t-il de lui-même ? » |
| Une période libre, du premier au dernier jour inclus, jusqu'à l'année civile | « Puis-je produire un compte rendu du 1er janvier au 31 décembre pour un mandat ? » |
| Le quittancé, l'encaissé et l'impayé séparés | « Où le propriétaire voit-il ce que le locataire n'a pas payé ? » |
| Les honoraires, les dépenses et les reversements sur des lignes distinctes | « Mon propriétaire peut-il retrouver ses honoraires sans faire de calcul ? » |
| Le contrôle d'addition dans le document | « Que se passe-t-il si les lignes ne tombent pas sur le solde ? » |
| Chaque ligne vérifiable contre le livre | « Comment mon comptable vérifie-t-il une ligne du compte rendu ? » |
| L'envoi tracé | « Comment prouver qu'un compte rendu a bien été envoyé, et quand ? » |
| La reprise d'un mandat venu d'un autre gestionnaire, avec le solde repris | « Le premier compte rendu après une reprise montre-t-il le solde hérité ? » |
Sources vérifiées le 20/10/2026 : code civil, art. 1993 ; décret n° 72-678 du 20 juillet 1972, art. 64, 66 et 67 ; code de commerce, art. L123-22 (Légifrance) ; code général des impôts, art. 31 (Légifrance, pour la question sur les honoraires).
Ce guide donne une méthode de travail ; il ne remplace pas l'avis de votre expert-comptable ou de votre conseil sur votre situation.