Quand votre agence est désignée syndic d'une copropriété, l'ancien syndic doit vous remettre la situation de trésorerie et les coordonnées bancaires sous quinze jours, toutes les archives sous un mois, puis l'état des comptes des copropriétaires et du syndicat dans les deux mois suivants, avec un bordereau récapitulatif dont le conseil syndical reçoit copie. Ces délais courent à partir de la fin de ses fonctions. Si rien n'arrive après une mise en demeure, vous pouvez saisir en référé le président du tribunal judiciaire, qui peut ordonner la remise sous astreinte.
L’essentiel
- L’ancien syndic remet la trésorerie et les références bancaires sous quinze jours, toutes les archives sous un mois.
- L’état des comptes des copropriétaires et du syndicat suit dans les deux mois suivants.
- Ces délais partent de la fin de ses fonctions, fixée par l’assemblée qui vous désigne.
- La transmission s’accompagne d’un bordereau récapitulatif, dont le conseil syndical reçoit copie.
- Après une mise en demeure restée sans effet, le juge des référés peut ordonner la remise sous astreinte.
Ce guide est écrit pour le syndic qui reprend, pas pour le copropriétaire qui change de syndic.
Les copropriétaires qui demandent dès le lendemain sur quel compte payer, les cartons qui arrivent sans bordereau : tout cela se prévient avec une date notée le soir de l'assemblée et une lettre envoyée le jour de la prise de fonctions. Une lettre de demande des pièces et un bordereau de reprise sont proposés en modèles.
01Les trois délais de l'article 18-2
La règle tient dans l'article 18-2 de la loi n° 65-557 du 10 juillet 1965 (Légifrance, version en vigueur depuis le 11 avril 2024, vérifiée le 20/10/2026). Le premier alinéa :
« En cas de changement de syndic, l'ancien syndic est tenu de remettre au nouveau syndic, dans le délai de quinze jours à compter de la cessation de ses fonctions, la situation de trésorerie, les références des comptes bancaires du syndicat et les coordonnées de la banque. Il remet, dans le délai d'un mois à compter de la même date, l'ensemble des documents et archives du syndicat ainsi que, le cas échéant, l'ensemble des documents dématérialisés relatifs à la gestion de l'immeuble ou aux lots gérés mentionnés à l'avant-dernier alinéa du I de l'article 18, dans un format téléchargeable et imprimable. Dans l'hypothèse où le syndicat des copropriétaires a fait le choix de confier tout ou partie de ses archives à un prestataire spécialisé, il est tenu, dans ce même délai, d'informer le prestataire de ce changement en communiquant les coordonnées du nouveau syndic. »
Le deuxième alinéa :
« Dans le délai de deux mois suivant l'expiration du délai mentionné ci-dessus, l'ancien syndic est tenu de fournir au nouveau syndic l'état des comptes des copropriétaires ainsi que celui des comptes du syndicat, après apurement et clôture. »
| Délai | Compté à partir de | Ce que l'ancien syndic remet |
|---|---|---|
| 15 jours | La cessation de ses fonctions | Situation de trésorerie, références des comptes bancaires du syndicat, coordonnées de la banque |
| 1 mois | La cessation de ses fonctions | Tous les documents et archives du syndicat ; les documents dématérialisés de l'espace en ligne, en format téléchargeable et imprimable ; l'information du prestataire d'archivage s'il y en a un |
| 2 mois de plus | L'expiration du délai d'un mois | L'état des comptes des copropriétaires et celui des comptes du syndicat, après apurement et clôture |
Le décret n° 67-223 du 17 mars 1967, article 33-1 (Légifrance), impose le bordereau : la transmission des documents et archives du syndicat « doit être accompagnée d'un bordereau récapitulatif de ces pièces. Copie de ce bordereau est remise au conseil syndical. »
L'article 33-2 (Légifrance) ajoute que l'information du prestataire d'archivage « ne se substitue pas à l'obligation faite à l'ancien syndic de transférer les documents et archives du syndicat au nouveau syndic ».
02Le point de départ : la date de fin du contrat de l'ancien syndic
Tous les délais partent de « la cessation de ses fonctions ». Cette date se lit dans le procès-verbal de l'assemblée générale qui vous a désigné.
Lorsque le contrat de l'ancien syndic n'est pas renouvelé, l'article 18, VII, prévoit que l'assemblée générale « désigne un nouveau syndic et fixe les dates de fin du contrat en cours et de prise d'effet du nouveau contrat, qui interviennent au plus tôt un jour franc après la tenue de cette assemblée » (Légifrance).
03Avant même la prise de fonctions : ce que fait le syndic entrant
L'information. Prévenez les copropriétaires du nouveau compte : un règlement versé sur l'ancien n'apparaît pas chez vous. Demandez aussi le numéro d'immatriculation du syndicat (art. 18, I) dans votre première lettre.
04La liste des pièces à réclamer
L'article 33 du décret de 1967 (Légifrance) dit ce que contiennent les archives du syndicat. Traduit en liste de travail :
| Famille | Pièces | Délai |
|---|---|---|
| Trésorerie et banque | Situation de trésorerie ; références des comptes du syndicat (compte courant, fonds de travaux) ; coordonnées de la banque | 15 jours |
| Actes fondateurs | Règlement de copropriété et état descriptif de division, avec tous leurs modificatifs publiés | 1 mois |
| Assemblées | Registre des procès-verbaux et leurs annexes ; feuilles de présence ; preuves de notification des procès-verbaux | 1 mois |
| Contrats | Contrats en cours, avec leurs dates d'échéance | 1 mois |
| Immeuble | Carnet d'entretien ; diagnostics techniques ; plans ; dossiers de travaux en cours ou votés | 1 mois |
| Juridique | Décisions de justice ; procédures en cours | 1 mois |
| Comptabilité | Documents comptables du syndicat ; budgets et comptes approuvés ; pièces justificatives des charges | 1 mois |
| Copropriétaires | Liste des copropriétaires et de leurs lots ; coordonnées ; adresses électroniques et mode de notification de chacun | 1 mois |
| Espace en ligne | Les documents dématérialisés mis en ligne, en format téléchargeable et imprimable | 1 mois |
| Archives externalisées | Nom du prestataire d'archivage et preuve qu'il a été informé du changement | 1 mois |
| Comptes arrêtés | État des comptes de chaque copropriétaire ; état des comptes du syndicat, après apurement et clôture | 2 mois après le délai d'un mois |
Les manques se retrouvent toujours aux mêmes endroits : nous les listons, avec les recours, dans l'ancien syndic ne remet pas les documents : que faire.
05Contrôler le bordereau à réception
Le jour où les archives arrivent, pointez chaque ligne du bordereau contre ce que vous avez reçu : reçu, manquant, incomplet. Datez la réception, c'est votre preuve du délai d'un mois. Vérifiez que le conseil syndical a sa copie, puis envoyez à l'ancien syndic la liste écrite des manques.
Reste à classer les pièces, ce qui se perd vite dans un dossier partagé. Chez Hokto, elles se classent par nature dans le dossier de la copropriété, à l'endroit prévu pour elles.
06Reprendre les comptes
Vous travaillez d'abord avec la situation de trésorerie, puis recevez l'état des comptes « après apurement et clôture ». Entre les deux :
- reprenez les soldes par compte, pas un total : chaque copropriétaire, chaque fournisseur, le compte courant et celui du fonds de travaux ;
- rapprochez la banque avec la situation de trésorerie, et signalez par écrit tout écart non expliqué avant vos premières écritures définitives ;
- gardez les pièces de l'ancien syndic comme justificatifs de vos à-nouveaux.
Si vous changez aussi de logiciel, la méthode est celle d'une migration : voir changer de logiciel de gestion locative ou de syndic.
07Ce qu'un bon outil doit faire pour une reprise
Ce qu'un syndic peut exiger de son logiciel, et la question qui le vérifie :
| Ce qu'il faut exiger | La question à poser |
|---|---|
| Une liste des étapes de la reprise, avec le statut de chacune | « Où vois-je ce qui reste à faire sur chaque immeuble repris ? » |
| L'import des lots, des tantièmes et des clés depuis un tableur, avec un aperçu avant validation | « Puis-je voir ce qui sera créé avant de valider ? » |
| Une clé de répartition qui ne boucle pas refusée à la saisie | « Que se passe-t-il si les tantièmes d'une clé ne tombent pas juste ? » |
| Une seule fiche par personne, même pour un copropriétaire déjà bailleur en gérance | « Combien de fiches aura ce copropriétaire, déjà mon client en gestion locative ? » |
| Les pièces classées par nature dans le dossier de l'immeuble | « Où ranger le règlement, le carnet d'entretien, les procès-verbaux reçus ? » |
| Le carnet d'entretien et les pièces de conformité suivis, avec la fiche d'immatriculation contrôlée | « Comment sais-je qu'une pièce obligatoire manque ? » |
| Les soldes repris compte par compte, contrôlés contre l'état remis par l'ancien syndic | « Comment vérifiez-vous le solde repris de chaque copropriétaire ? » |
Chez Hokto, une clé de répartition qui ne boucle pas est refusée à la saisie : c'est le fonctionnement par défaut, pas un contrôle à penser.
08Relancer, mettre en demeure, saisir le juge
Le troisième alinéa de l'article 18-2 (Légifrance) donne le recours : après une mise en demeure restée infructueuse, un référé devant le président du tribunal judiciaire.
Le texte complet et le calendrier de relance sont dans l'ancien syndic ne remet pas les documents : que faire.
09Annexes : lettre de demande des pièces et bordereau de reprise
- Annexe 1 : lettre de demande des pièces au syndic sortant. Modèle à adapter. Envoi par lettre recommandée avec accusé de réception ou par lettre recommandée électronique, le jour de la prise de fonctions. Les passages entre crochets sont à compléter.
- Annexe 2 : bordereau de reprise. Modèle à remplir à deux : l'ancien syndic coche « remis », le nouveau syndic complète « reçu » au pointage. Une copie va au conseil syndical (décret du 17 mars 1967, art. 33-1).
Sources vérifiées le 20/10/2026 sur Légifrance : loi n° 65-557 du 10 juillet 1965, art. 18, 18-2 et 25 ; décret n° 67-223 du 17 mars 1967, art. 33, 33-1 et 33-2. Ce guide et ses modèles donnent une méthode de travail ; ils ne remplacent pas l'avis de votre conseil sur votre situation, en particulier avant une mise en demeure ou une saisine du juge.