Essayer sur vos donnéesRéserver une démo
Changer de logiciel6 min de lecturePublié le 31 août 2026Mis à jour le 25 octobre 2026Valentin, responsable produit

Quitter le logiciel ICS : changer sans rien perdre, en une semaine

Quitter le logiciel ICS en gestion locative ou en syndic : ce qu'il faut demander, la date de bascule, la recette au centime. Reprise en une semaine.

Pour quitter ICS sans rien perdre, demandez d'abord à l'éditeur, par écrit, la liste de ses exports module par module. Fixez ensuite une date de bascule, comparez chaque solde au centime entre ICS et le nouvel outil, et gardez ICS ouvert en lecture jusqu'à la fin des vérifications. Avec Hokto, la reprise dure une semaine en moyenne après réception des exports, elle est menée par un interlocuteur technique dédié et comprise dans le prix.

L’essentiel

  • Demandez à ICS, par écrit, la liste de ses exports module par module, avec les formats et le délai.
  • Fixez la date de bascule : début de mois en gestion locative, début d’exercice en syndic.
  • Comparez chaque solde au centime entre ICS et le nouvel outil, et gardez ICS ouvert en lecture jusqu’au bout.
  • Avec Hokto, la reprise dure une semaine en moyenne, accompagnée et comprise dans le prix.

Ce guide s'adresse aux agences qui utilisent ICS en gestion locative, en syndic ou en transaction et qui envisagent de changer d'outil. Il vaut aussi pour un simple passage de version : les questions à poser sont les mêmes.

01ICS en quelques mots

ICS (Informatique Conseils Services) édite depuis 1978 des logiciels pour les administrateurs de biens.

L'éditeur se présente comme une société familiale et indépendante, basée dans les Alpes-Maritimes, avec huit agences en France et plus de 18 000 utilisateurs quotidiens (ics.fr, consulté le 20/10/2026). C'est le logiciel de syndic le plus cité de l'enquête de l'ANGC : 114 gestionnaires sur 622.

Son offre couvre quatre métiers (syndic, gestion, location, transaction) : Spirit pour la copropriété, Spirit Gestion pour la comptabilité mandant, Locnet et une application d'état des lieux pour la location, un logiciel de transaction avec registre des mandats, et autour d'eux l'extranet, la GED, MyReco pour les courriers et ICSign pour la signature.

Chaque module en service dans votre agence contient des données : c'est la liste de départ de votre projet.

02Pourquoi les agences changent de logiciel

Près de quatre gestionnaires de copropriété sur dix disent vouloir changer de logiciel, selon l'enquête de l'ANGC menée auprès de 622 professionnels (MonImmeuble, septembre 2024). Les raisons reviennent, quel que soit l'outil d'origine :

  • Le temps perdu. Ressaisies entre modules, rapprochement bancaire ligne à ligne, fin de mois dans un tableur : chaque heure passée à faire tourner l'outil manque au suivi des clients.
  • Un outil qui vieillit. Écrans chargés, peu ou pas d'usage sur mobile, mises à jour lourdes ou rares. Dans l'enquête, l'ergonomie obtient en moyenne 3,3 sur 5, et un gestionnaire sur quatre seulement dispose d'une version mobile de son logiciel.
  • L'accompagnement. Une assistance difficile à joindre, des demandes d'évolution qui restent sans réponse, une formation à repayer à chaque nouvel arrivant.
  • La fiabilité. Des anomalies qui reviennent d'une version à l'autre, des contrôles qu'on refait à la main faute de confiance dans les chiffres.
  • L'absence d'IA. Les tâches répétitives (relances, réponses aux locataires, lecture des relevés) restent manuelles, alors qu'un assistant IA peut désormais les préparer.
  • Le prix. Des modules facturés en plus, une facture difficile à refaire, des frais à chaque changement de périmètre. Comparez sur devis, à périmètre égal : demandez le détail du prix de Hokto.

Ce qui retient le plus souvent, c'est la peur de la reprise : l'enquête lui donne 2,7 sur 10, la plus mauvaise note de tous les critères. C'est précisément ce que règle une reprise accompagnée, chiffrée au centime, avec ICS gardé en service jusqu'à la bascule.

Quitter ICS : vos données reprises en une semaine en moyenne

Votre reprise est accompagnée de bout en bout par un interlocuteur technique dédié, puis vous travaillez dans Hokto sur vos propres dossiers avant de décider. Votre logiciel actuel reste en service tant que vous n’êtes pas sûr.

  1. 01Une reprise accompagnée et suivie par un interlocuteur technique dédié
  2. 02Une recette chiffrée : chaque chiffre comparé à votre ancien logiciel, au centime près
  3. 03Vous basculez quand vous êtes prêt
Comment se passe la reprise

03Ce qu'il faut demander à ICS avant de partir

ICS ne publie pas, à notre connaissance, la liste de ses exports ni ses conditions de réversibilité : son plan du site ne compte aucune page sur ce sujet (ics.fr, relevé du 20/10/2026). La source fiable reste l'éditeur, par écrit.

Demandez, en plus de la comptabilité de chaque métier :

  • en syndic (Spirit) : copropriétaires et tantièmes par clé, budget voté, appels de fonds émis, fonds de travaux, annexes du dernier exercice et procès-verbaux d'assemblée ;
  • en gestion (Spirit Gestion) : mandats avec honoraires, baux en cours avec indice et date de révision, dépôts de garantie bail par bail ;
  • autour de la comptabilité : la GED avec un fichier d'index, les états des lieux signés, l'export du registre des mandats et son dernier numéro, les preuves des envois faits par MyReco et les fichiers de preuve d'ICSign.

Cinq questions à poser par écrit

  1. Quelles données pouvez-vous me remettre, module par module, et dans quel format ?
  2. Puis-je sortir ces exports moi-même depuis ICS, ou faut-il passer par vous, avec quel délai et à quel prix ?
  3. Pouvez-vous me remettre le fichier des écritures comptables (FEC) de chaque exercice clos, en gestion et pour chaque copropriété ?
  4. Combien de temps puis-je garder un accès en lecture après la résiliation ?
  5. Que prévoit mon contrat en fin de prestation : préavis, formats, assistance, frais ?

Le RGPD et le règlement européen sur les données vous donnent des arguments sur les deux derniers points : ils sont détaillés dans notre guide pour changer de logiciel. Si vous préférez ne pas mener cet échange seul, votre interlocuteur technique Hokto vous dit quoi demander, au format qui convient.

04La méthode de bascule, en cinq étapes

  1. Un export de test d'abord, avant de signer quoi que ce soit avec un nouvel éditeur : il montre ce que ICS sait vraiment sortir.
  2. Une date de bascule choisie : en gestion locative, le premier jour d'un mois ; en syndic, idéalement en début d'exercice, jamais entre une convocation et l'assemblée.
  3. Des soldes contrôlés dans ICS avant la reprise : fonds mandants, dépôts de garantie bail par bail, comptes de chaque copropriété. Un écart non expliqué serait transporté tel quel.
  4. Une recette chiffrée : chaque total sorti de ICS comparé à celui du nouvel outil, au centime, une fois à blanc puis une fois sur les exports définitifs.
  5. ICS gardé en lecture jusqu'au premier mois complet dans le nouvel outil, ou jusqu'à la première clôture en syndic. Les documents comptables se conservent dix ans : sortez vos archives avant toute résiliation.

La page Changer de logiciel détaille chaque étape et propose la checklist de reprise à imprimer.

Deux points propres à une suite comme ICS : prévenez vos copropriétaires et vos locataires que leur extranet change d'adresse, et gardez à part les preuves des recommandés et des signatures électroniques, qui peuvent vous être demandées bien après la bascule.

Votre reprise, étape par étape

Vous nous confiez vos exports, votre interlocuteur technique vous accompagne à chaque étape. Le tout en une semaine en moyenne, à compter de la réception de vos exports.

  1. 01Jour 1

    Nous recevons vos exports

    Nous vous accompagnons pour récupérer toutes les données nécessaires : nous voyons avec vous le meilleur format que propose votre logiciel actuel, et le meilleur moyen de tout extraire.

  2. 02Jours 2 à 5 ouvrés

    Nous importons vos données

    Un essai à blanc d’abord, puis l’import : immeubles, lots, propriétaires, mandats, locataires, baux, garants, fournisseurs et soldes.

  3. 03Ensuite, ensemble

    Nous vérifions avec vous

    Famille par famille, nous comparons avec vous ce qui est repris et ce qui était attendu, au centime près.

  4. 04C’est prêt

    Vous découvrez votre nouvel outil

    Vous travaillez dans Hokto sur vos propres dossiers. Votre logiciel actuel reste en service jusqu’à la bascule, à la date que vous fixez.

Ce qui vous protège

  • 01Une reprise en une semaine en moyenne
  • 02Une reprise comprise dans le prix, sans frais de mise en place
  • 03Votre logiciel actuel reste en service tant que vous n’êtes pas sûr
  • 04Un import tout ou rien : jamais de reprise à moitié écrite
  • 05Une recette chiffrée : chaque chiffre comparé à votre ancien logiciel

05Ce que Hokto reprend de ICS

Hokto reprend tout ce que ICS vous permet d'extraire, métier par métier :

  • en gestion locative : immeubles, lots, propriétaires, locataires, garants, fournisseurs, mandats de gestion inscrits au registre, baux en cours, soldes au centime et provisions sur charges de l'année ;
  • en syndic : chaque copropriété avec ses lots, tantièmes et clés de répartition, et les pièces de l'ancien syndic classées ;
  • l'historique et les documents : appels, quittances et encaissements passés, mandats et baux signés, dès lors que ICS vous les remet dans un export.

Ce qui ne peut pas être extrait reste consultable dans ICS : nous vous le disons dès l'analyse de vos exports, donnée par donnée, avant que vous signiez.

06ICS ou Hokto : les bons critères pour trancher

Le bon outil dépend de ce qui compte pour votre agence. ICS mise sur la profondeur fonctionnelle et un réseau de formateurs en région ; si une formation sur place dans vos locaux est décisive, c'est un critère réel.

Hokto mise sur autre chose :

  • un assistant IA qui prépare relances, réponses aux locataires et rapprochements à partir de vos dossiers, avec un modèle d'IA 100 % français, et rien ne part sans votre accord ;
  • un prix par métier, toutes les fonctions, l'espace en ligne des clients et la reprise compris, sur devis détaillé ;
  • les trois métiers dans un même outil, gestion locative, syndic et transaction, pour ne plus ressaisir ;
  • un essai sur vos propres dossiers avant de vous engager, ICS restant votre outil de référence pendant ce temps.

Pour aller plus loin, lisez pourquoi les agences choisissent Hokto, ou parlez de votre projet avec nous.

Faits sur ICS vérifiés le 20/10/2026 sur ics.fr et dans l'annuaire des entreprises. ICS, Spirit, MyReco, ICSign et les autres noms cités sont des marques de leur éditeur. Une information inexacte ? Écrivez à contact@hokto.io, nous la corrigeons.

← Tous les guidesRègles vérifiées sur Légifrance avant publication

Questions fréquentes

Oui. En gestion locative, basculez le premier jour d'un mois, soldes arrêtés au dernier jour du mois précédent. En syndic, le début d'exercice reste le meilleur moment ; sinon, basculez après un appel de fonds et ses encaissements, en dehors de toute période de convocation.

C'est à ICS de vous le dire : l'éditeur ne publie pas la liste de ses exports. Demandez par écrit le fichier des écritures comptables de chaque exercice clos, la balance et le grand livre de l'exercice en cours, en gestion et pour chaque copropriété, avec les formats et le délai.

Oui, pour tout ce qu'ICS vous permet d'extraire : l'historique des appels, quittances et encaissements et les documents déjà produits sont repris avec vos immeubles, vos contrats et vos soldes. Ce qui ne peut pas être extrait reste consultable dans ICS, et nous vous le disons avant de commencer.

Une semaine en moyenne à compter de la réception des exports, essai à blanc et recette compris. Le délai le moins prévisible est celui d'obtention des exports : demandez-les dès que le projet est décidé.

Oui. Vous essayez Hokto sur vos propres dossiers pendant qu'ICS reste votre outil de référence. La résiliation vient après la recette, quand chaque solde a été vérifié. Demandez un essai sur vos données.

Hokto, sur vos cas

Assez lu ? Une démo suffit pour voir ce que Hokto ferait de votre mois.

Réserver une démo