Pour régulariser les charges d'un locataire dont le logement est en copropriété, partez du décompte de charges du lot établi par le syndic, gardez les seules dépenses récupérables de la liste du décret n° 87-713, ajoutez celles que le bailleur paie hors copropriété, comme la taxe d'enlèvement des ordures ménagères, ramenez le total à la période d'occupation, puis déduisez les provisions appelées. Le décompte part chez le locataire un mois avant la régularisation (loi du 6 juillet 1989, article 23). Dans Hokto, ce calcul se fait bail par bail, chaque exclusion expliquée, et le solde passe sur le prochain appel de loyer.
L’essentiel
- Partez du décompte du lot établi par le syndic, et gardez les seules charges récupérables du décret n° 87-713.
- Ajoutez ce que le bailleur paie hors copropriété, comme la taxe d’enlèvement des ordures ménagères.
- Ramenez le total à la période d’occupation, puis déduisez les provisions appelées.
- Envoyez le décompte un mois avant de régulariser ; au-delà de la fin de l’année civile suivante, le locataire peut payer par douzièmes.
Ce guide s'adresse au gestionnaire locatif d'agence, qui régularise chaque année des dizaines de lots situés dans des copropriétés, souvent gérées par d'autres syndics. Les guides publics parlent au bailleur ou au locataire ; celui-ci parle de la méthode en série.
01Ce que dit la loi
La régularisation est prévue par l'article 23 de la loi n° 89-462 du 6 juillet 1989, dans sa version en vigueur depuis le 1er juillet 2021. Il pose d'abord le principe des provisions et leur justification en copropriété :
« Les charges locatives peuvent donner lieu au versement de provisions et doivent, en ce cas, faire l'objet d'une régularisation annuelle. Les demandes de provisions sont justifiées par la communication de résultats antérieurs arrêtés lors de la précédente régularisation et, lorsque l'immeuble est soumis au statut de la copropriété ou lorsque le bailleur est une personne morale, par le budget prévisionnel. »
Le même article 23 fixe ensuite le délai d'envoi du décompte et la mise à disposition des pièces :
« Un mois avant cette régularisation, le bailleur en communique au locataire le décompte par nature de charges ainsi que, dans les immeubles collectifs, le mode de répartition entre les locataires […]. Durant six mois à compter de l'envoi de ce décompte, les pièces justificatives sont tenues, dans des conditions normales, à la disposition des locataires. »
Les dépenses que l'on peut réclamer sont listées par le décret n° 87-713 du 26 août 1987. Son article 2 règle le cas du gardien, fréquent en copropriété :
« Lorsque le gardien ou le concierge d'un immeuble ou d'un groupe d'immeubles assure, conformément à son contrat de travail, l'entretien des parties communes et l'élimination des rejets, les dépenses correspondant à sa rémunération et aux charges sociales et fiscales y afférentes sont exigibles au titre des charges récupérables à concurrence de 75 % de leur montant […]. »
Le taux tombe à 40 % quand le gardien n'assure que l'une des deux tâches. Une dépense absente de la liste annexée au décret n'est pas récupérable.
02Du décompte du syndic à la part du locataire, en six étapes
- Récupérez le décompte du lot. Après la clôture de l'exercice, le syndic répartit les charges de l'immeuble entre les lots, clé par clé : charges générales en tantièmes, ascenseur, chauffage. C'est votre point de départ, pas votre résultat.
- Triez poste par poste. Certains syndics indiquent une part récupérable : vérifiez-la ligne par ligne, c'est le bailleur, donc votre agence, qui répond au locataire.
- Ajoutez ce qui ne passe pas par le syndic. La taxe d'enlèvement des ordures ménagères figure sur l'avis de taxe foncière du propriétaire, pas dans les comptes de la copropriété.
- Ramenez à la période d'occupation. Un locataire entré en mars ne paie que dix mois. Attention aussi aux exercices de copropriété qui ne suivent pas l'année civile.
- Déduisez les provisions appelées sur la même période. Le solde est dû par le locataire, ou lui revient.
- Envoyez le décompte un mois avant d'imputer le solde, avec le mode de répartition, et gardez les pièces à disposition pendant six mois.
Le décompte du lot s'appuie sur les comptes du syndicat : notre guide sur le plan comptable des copropriétés aide à lire ses intitulés.
03Ce qui est récupérable, et ce qui ne l'est pas
| Poste du décompte du syndic | Récupérable ? |
|---|---|
| Électricité et nettoyage des parties communes | oui |
| Eau froide et eau chaude collectives, chauffage collectif | oui |
| Ascenseur : électricité, entretien courant, menues réparations | oui, pour ces dépenses seulement |
| Espaces verts : entretien courant | oui |
| Gardien qui assure l'entretien et les ordures | 75 % de sa rémunération et des charges |
| Gardien qui n'assure qu'une des deux tâches | 40 % |
| Honoraires du syndic | non |
| Assurance de l'immeuble | non |
| Gros travaux, cotisation au fonds de travaux | non |
| Taxe d'enlèvement des ordures ménagères (hors syndic) | oui |
04Un exemple chiffré
Un appartement en copropriété, loué depuis le 1er mars 2025, provision de 120 € par mois. Exercice de la copropriété du 1er janvier au 31 décembre 2025.
| Ligne | Quote-part du lot | Part récupérable |
|---|---|---|
| Parties communes (électricité, nettoyage) | 520,00 € | 520,00 € |
| Ascenseur (électricité, entretien courant) | 310,00 € | 310,00 € |
| Eau froide | 240,00 € | 240,00 € |
| Gardien, deux tâches | 400,00 € | 300,00 € |
| Honoraires du syndic | 290,00 € | 0,00 € |
| Assurance de l'immeuble | 100,00 € | 0,00 € |
| Décompte du syndic | 1 860,00 € | 1 370,00 € |
| Taxe d'enlèvement des ordures ménagères 2025 | 150,00 € | |
| Charges récupérables de l'année | 1 520,00 € |
Part du locataire, dix mois sur douze : 1 520,00 × 10 / 12 = 1 266,67 €. Provisions appelées : 120,00 × 10 = 1 200,00 €. Solde dû par le locataire : 66,67 €. Nouvelle provision proposée : 1 520,00 / 12, soit environ 127 € par mois.
05Le calendrier : du vote des comptes aux douzièmes
L'assemblée qui vote le budget de la copropriété se réunit dans les six mois de la clôture de l'exercice (loi du 10 juillet 1965, article 14-1). Pour un exercice clos le 31 décembre 2025, les comptes sont donc souvent approuvés au printemps 2026.
Avant la séance, le syndic tient les factures et les contrats à la disposition des copropriétaires (article 18-1) : c'est là que vous trouvez les pièces que le locataire pourra demander.
Ne laissez pas filer. L'article 23 de la loi n° 89-462 du 6 juillet 1989 prévoit une sanction douce, mais réelle :
« Lorsque la régularisation des charges n'a pas été effectuée avant le terme de l'année civile suivant l'année de leur exigibilité, le paiement par le locataire est effectué par douzième, s'il en fait la demande. »
Pour les charges de 2025, l'échéance tombe donc le 31 décembre 2026. Au-delà, l'action se prescrit par trois ans (loi de 1989, article 7-1). Notre calendrier réglementaire de l'administrateur de biens place ces dates dans l'année.
06La régularisation dans Hokto
Dans le module de gestion locative de Hokto, la régularisation annuelle se fait bail par bail :
- les charges de l'année sont retenues selon la liste des charges récupérables, et chaque exclusion est expliquée ligne par ligne ;
- elles sont réparties par tantièmes, surface ou parts égales, au prorata de l'occupation ;
- elles sont comparées aux provisions appelées, y compris celles de votre ancien logiciel, reprises lors d'un changement de logiciel ;
- le décompte est remis au locataire par e-mail, le solde passe sur le prochain appel de loyer, et une nouvelle provision est proposée.
Le solde rejoint ensuite le compte rendu de gestion du propriétaire et la comptabilité mandant. Un locataire conteste ? L'assistant IA répond à « Explique sa régularisation de charges » avec les chiffres de vos écrans ; ses usages en gérance sont détaillés sur la page l'assistant IA en gestion locative.
Si votre agence est aussi syndic de copropriété, Hokto partage les fiches entre les deux métiers : un propriétaire bailleur qui est aussi copropriétaire n'est saisi qu'une fois. Pour le voir sur vos propres lots, réservez une démonstration ou écrivez-nous. Les termes employés ici sont définis dans le glossaire.
Sources vérifiées le 24/10/2026 sur Légifrance : loi n° 89-462 du 6 juillet 1989, art. 7-1 et 23 ; décret n° 87-713 du 26 août 1987, art. 1er et 2 et annexe ; loi n° 65-557 du 10 juillet 1965, art. 14-1 et 18-1. Exemple chiffré fictif. Ce guide donne une méthode de travail ; il ne remplace pas l'avis de votre conseil sur votre situation.