La comptabilité mandant est la comptabilité des fonds qu'une agence de gestion locative détient pour le compte de ses mandants : loyers encaissés non encore reversés, dépôts de garantie, provisions, factures à payer pour les propriétaires. Elle se tient compte par compte, propriétaire par propriétaire, et doit prouver à tout moment que l'argent du compte affecté couvre ce que l'agence doit. Dans Hokto, elle s'écrit au fil de vos gestes de gestion, et le contrôle des fonds mandants vous donne un verdict daté.
L’essentiel
- La comptabilité mandant tient les fonds que l’agence détient pour ses propriétaires et ses locataires, mandant par mandant.
- Le décret du 20 juillet 1972 impose un compte unique, spécialement affecté, sans les honoraires de l’agence.
- Un bon logiciel écrit la comptabilité à partir des gestes de gestion et contrôle lui-même les fonds mandants.
- Dans Hokto, le livre de gérance s’écrit au fil de vos gestes, et le contrôle des fonds mandants donne un verdict daté.
Cette page s'adresse au gérant et au comptable mandant d'une agence titulaire de la carte « Gestion immobilière » : définition, textes, critères d'un bon logiciel, et la façon dont Hokto, logiciel de gestion locative, s'y prend.
01Qu'est-ce que la comptabilité mandant ?
Une agence de gestion tient deux comptabilités qui ne se mélangent jamais.
- La comptabilité de l'agence : ses honoraires, ses salaires, ses loyers de bureaux. C'est la comptabilité d'une entreprise comme une autre.
- La comptabilité mandant, aussi appelée comptabilité mandante ou comptabilité de gérance : l'argent qui appartient aux propriétaires et aux locataires, et qui ne fait que passer par l'agence.
Les fonds mandants sont ces sommes de tiers. Ils sont déposés sur un compte bancaire dédié, que l'on appelle couramment « compte séquestre » ou « compte fonds mandants ». Les textes, eux, parlent de compte « spécialement affecté ».
Le cœur de la comptabilité mandant, ce sont les comptes de tiers : un par propriétaire, par locataire, par fournisseur, plus les dépôts de garantie détenus. Chaque loyer, facture ou reversement y laisse une écriture, et la somme de ces comptes doit égaler le solde du compte affecté. Les définitions courtes de ces termes sont dans notre glossaire.
02Ce que la loi Hoguet impose
La loi n° 70-9 du 2 janvier 1970, dite loi Hoguet, et son décret d'application n° 72-678 du 20 juillet 1972 encadrent les fonds reçus par l'agence. Les références ci-dessous ont été lues sur Légifrance le 24/10/2026.
| Texte | Ce qu'il impose | Ce que la comptabilité mandant doit montrer |
|---|---|---|
| Loi n° 70-9, art. 3 | une garantie financière pour obtenir la carte | des fonds identifiables et couverts |
| Loi n° 70-9, art. 5 | registres, reçus et obligations du mandat pour les fonds reçus | chaque entrée et chaque sortie justifiée |
| Décret n° 72-678, art. 29 | une garantie au moins égale au maximum des sommes dues « à tout moment » | ce que l'agence doit, à n'importe quelle date |
| Décret n° 72-678, art. 55 | un seul compte spécialement affecté, sans les honoraires, sans compensation avec les autres comptes de l'agence | une séparation nette entre fonds de tiers et trésorerie de l'agence |
| Décret n° 72-678, art. 64 et art. 65 | un mandat écrit qui autorise à recevoir les fonds, inscrit au registre des mandats | chaque compte propriétaire rattaché à son mandat |
| Décret n° 72-678, art. 66 | une reddition de comptes « au moins tous les ans », et aucune rémunération hors du mandat | des comptes rendus et des honoraires conformes au mandat |
| Décret n° 72-678, art. 38-2 | la transmission annuelle des comptes au garant financier | des comptes justifiables, mandant par mandant |
L'article 55 vise l'agence dont la garantie est donnée par un établissement de crédit, une société de financement ou une entreprise d'assurance, ce qui est le cas courant. En syndic, chaque copropriété a son propre compte séparé : la logique est la même, immeuble par immeuble (voir le syndic dans Hokto).
Le contrôle mois par mois, l'équation des fonds mandants et les écarts typiques sont détaillés dans notre guide Fonds mandants : contrôler le compte séparé.
03Comptabiliser les fonds mandants : le mois d'une agence
La comptabilisation suit le cycle de la gérance. Sur un mois, pour un bail :
- L'appel de loyer crée la créance sur le locataire.
- L'encaissement solde cette créance et crédite le compte du propriétaire, sur ce qui est réellement encaissé.
- Les dépenses payées pour le propriétaire (plombier, taxe, assurance) débitent son compte.
- Les honoraires acquis selon le mandat sont prélevés et sortent du compte affecté vers la comptabilité de l'agence.
- Le reversement vide le solde du propriétaire, dans la limite de ce qu'il a.
- Le compte rendu de gestion rend compte de ces mouvements au propriétaire (voir le compte rendu de gestion locative).
Le dépôt de garantie suit son propre chemin : encaissé à l'entrée, il reste au compte affecté jusqu'à sa restitution, sauf s'il est remis au propriétaire selon le mandat.
Deux états découlent de ces écritures. La balance des fonds mandants liste, à une date d'arrêté, les soldes de tous les comptes de tiers.
La représentation des fonds mandants compare leur total au solde du compte affecté : c'est ce que votre garant vous demande de démontrer. Les pièces à lui remettre sont dans notre guide sur l'attestation de représentation des fonds mandants.